Die Digitalisierung ist in Viernheim kein neues Thema und durchdringt sämtliche Leistungsbereiche der Stadtverwaltung. Seit über zehn Jahren stellt die Stadtverwaltung bereits etliche Dienstleistungen im Internet zur Verfügung.
Künftig sollen noch mehr Verwaltungsdienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger online zugänglich sein, insbesondere in Verbindung mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Aber auch innerhalb der Verwaltung wurden im Rahmen der Digitalisierung Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter gestaltet und optimiert. Das Land Hessen unterstützt die Kommunen beim Thema „Digitalisierung“ mit finanziellen Mitteln aus dem Förderprogramm „Starke Heimat Hessen“. In einem Statusbericht informierte die Stadtverwaltung nun auf Nachfrage den Magistrat in seiner Sitzung Ende Januar über die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in 2020, der auch den Mitgliedern in der zusätzlich anberaumten Haupt- und Finanzausschusssitzung am 25. Februar 2021 vorgelegt werden soll.
Im Statusbericht aufgeführt sind unter anderem die Schaffung der Voraussetzungen für ein mobiles Arbeiten der städtischen Mitarbeitenden, Maßnahmen zur internen und externen Kommunikation mittels Audio- und Videokonferenzsystem, ein neues internes Druckerkonzept, der digitale Abruf von Gesetz- und Verkündungsblättern sowie ein Unterweisungsprogramm (z.B. zum Arbeits- und Datenschutz) für die Beschäftigten, die Anschaffung einer Stellenbewertungssoftware sowie die Einführung der digitalen Abwicklung des Rechnungswesens für die gesamte Verwaltung. Auch in Sachen Sicherheit war die Verwaltung aktiv und möchte zukünftig Bürgern und anderen Behörden über das „Netz des Bundes“, das „Besondere Behördenpostfach“, “DE-Mail“ sowie „SX-Mailcrypt“ eine sichere digitale Kommunikation ermöglichen.
Ebenfalls umgesetzt wurden die neue Internetseite der Viernheimer Volkshochschule, das System „ParkNow“, über das Parkvorgänge auf den öffentlichen Parkplätzen in der Innenstadt ganz bequem über eine App gestartet und beendet werden können sowie der Chatbot „Vieri“ und das Online-Terminvereinbarungssystem „Tevis21“ für die Dienstleistungen des Bürgerbüros.
Zur internen Bearbeitung der Fehlbelegungsabgabe, die ab 1. Januar 2021 wieder durch die Stadtverwaltung selbst durchgeführt wird, wurde die Software „Domicil21“ angeschafft, die zudem eine veraltete Access-Datenbank zur Verwaltung der Wohnungssuchenden ablöst und viele neue Funktionen beinhaltet.
Auch bezüglich des Onlinezugangsgesetzes wurden erste Prozesse auf der für das Land Hessen einheitlichen Plattform „Civento“ erarbeitet, die die Dienstleistungen aus dem Bereich Standesamt (Beantragung von Urkunden und Voranmeldung Sterbefall) sowie dem Kämmereiamt (Hundean- und abmeldung) betreffen. Die Dienstleistungen sollen jedoch nicht nur für die Bürgerschaft digital nutzbar sein, sondern auch die vereinfachte Weiterverarbeitung innerhalb der Verwaltung ermöglichen, was im Vorfeld jedes einzelnen Prozesses ein enormer Abstimmungsaufwand mit den jeweiligen Fachämtern darstellt. Auch dem Thema „e-Akte“ nähert sich die Verwaltung immer mehr, nachdem der städtische Partner für Fachverfahren, die „ekom21“, ein entsprechendes Modul zur digitalen Schriftgutverwaltung geschaffen hat, mit dessen Nutzung in den ersten Bereichen begonnen werden soll. Weiterhin sollen bald alle Vergaben der Stadt Viernheim mittels einer Softwarelösung digital angelegt und durchgeführt werden (e-Vergabe).
Durch das Landesprogramm„Starke Heimat Hessen“ konnte eine Förderung in Höhe von 86.700 Euro akquiriert werden, die für die Umsetzung der genannten Vorhaben genutzt wurde. Über die neu geschaffenen digitalen Prozesse, aber auch die bereits seit Jahren bestehenden Online-Dienste für die Bürgerinnen und Bürger, werden die jeweiligen Fachämter der Stadtverwaltung detailliert in der Öffentlichkeit informieren.
„Digitales Hessen“ - Strategie des Landes Hessen
Die Digitalisierung durchdringt alle Wirtschafts- und Lebensbereiche. Das Land Hessen begreift diese Entwicklung als Gestaltungsaufgabe und als Chance und will mit der Strategie „Digitales Hessen“ die Potenziale der Digitalisierung nutzen, um die Lebensqualität und die wirtschaftliche Entwicklung des Bundeslandes zu verbessern. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient der Gesellschaft. Die Strategie „Digitales Hessen“ adressiert die klassischen Handlungsfelder, in denen das Land Hessen direkten Einfluss nehmen kann, ebenso wie Technologie- und Anwendungsbereiche, in denen die Landespolitik durch Anreize und Unterstützung wirkt. Die Strategie verbindet die Aktivitäten von sieben Landesministerien, die im Rahmen ihrer Zuständigkeiten die Digitalisierung in Hessen vorantreiben. Ein Handlungsfeld davon ist, die Verwaltung durch Digitalisierung bürgerfreundlicher, schneller und effizienter zu machen.
Hierfür hat die Hessische Landesregierung ein umfangreiches Programm zur Unterstützung der Kommunen auf dem Weg zur digitalen Verwaltung aufgelegt. Innerhalb der gemeinsamen Zusammenarbeit zwischen dem Land Hessen und den Landkreisen, Städten und Gemeinden sind sowohl die Unterstützung und Zuarbeit durch die Kommunen, als auch die Schaffung der Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bei den Kommunen sehr wichtig.
Die finanzielle Förderung der Digitalisierung des Landes für die hessischen Kommunen ist in Teilbereiche untergliedert. Ein Bereich davon ist das Förderprogramm „Starke Heimat Hessen“, mit dem das Digitalministerium alle 444 Kommunen jährlich mit 20 Millionen Euro in den Jahren 2020 bis 2024 bei der Umsetzung unterstützt.
Innerhalb der anstehenden Modernisierung von Verwaltungsvorgängen liegt eine besondere Herausforderung für die Kommunen in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.
In der ersten Phase des Förderprogramms wurden neben der Bereitstellung der Digitalisierungsplattform „Civento“ der ekom21 im Jahr 2020 für die hessischen Kommunen insgesamt 16 Millionen Euro als zweckgebundene Zuwendung für Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung bereitgestellt. Die Förderung erfolgt nach einem finanzkraftabhängigen Verteilschlüssel. Mit den Fördermitteln können investive oder konsumtive Maßnahmen finanziert werden, die einen Beitrag zu einer Digitalisierung leisten.
