Bürgerbüro: Bürgerservice in Pandemiezeiten – Bürgerbüro zieht Bilanz

Ab sofort Terminreservierungen auch online möglich

Mit Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 war die bisherige Öffnung des Bürgerbüros vorbei. Bis dahin konnten die Bürger ohne Voranmeldung vorbeikommen, um die rund 40 Dienstleistungen des städtischen Bürgerbüros zu nutzen.Seitdem gilt: Ohne Termin keine persönliche Vorsprache. Zu der telefonischen Terminvergabe folgt nun die online Terminreservierung als zusätzlicher Service für die Bürgerinnen und Bürger, die Bürgermeister Matthias Baaß gemeinsam mit dem Leiter des Bürgerbüros, Jörg Gutperle, vorstellt. Gleichzeitig wird im Rahmen des Pressegesprächs die Statistik zur Inanspruchnahme der Dienstleistungen des Bürgerbüros im Corona-Jahr 2020 präsentiert.

„Der Ursprungsgedanke des Bürgerbüros war schlagartig nicht mehr umsetzbar. Wir mussten Vorsichtsmaßnahmen für die Bürger, aber auch für alle Mitarbeitenden ergreifen, um der oft auftretenden Vielzahl an Begegnungen von Menschen entgegenzuwirken“, berichtet Baaß die Situation vor gut elf Monaten. Um den Besucherstrom in das Rathaus, vor allem zum Bürgerbüro, zu minimieren, wurde der Empfang in den Eingangsbereich verlegt und die telefonische Terminvereinbarung eingeführt. Eigens für das Bürgerbüro wurde hierfür die Servicenummer (06204) 988 511 eingerichtet. „Im Nachhinein war das die beste Lösung. Wir haben sogar positive Rückmeldungen aus der Bürgerschaft erhalten, da die Wartezeiten im Gegensatz zur vorherigen Praxis entfielen“, so Baaß. In diesem Zug bedankt sich das Stadtoberhaupt ausdrücklich beim Leiter des Bürgerbüros sowie dem gesamten Team, die in den letzten Monaten sehr gefordert waren und die internen Strukturen immer wieder den neuen Verordnungen anpassen mussten, um die Bürgerinnen und Bürger, aber auch die eigenen Mitarbeitenden zu schützen.

Bürgerbüro hatte auch im Corona-Jahr „gut zu tun“

Mit rund 400 Besuchern pro Woche wird deutlich, dass das Bürgerbüro zu dem am stärksten nachgefragten Bürgerservice der Stadtverwaltung gehört. „Bei einigen Bürgeranliegen, wie zum Beispiel der Beantragung eines Bundespersonalausweises, besteht ganz klar eine Präsenzpflicht, da die Person vor Ort als solche identifiziert werden muss. Daher ist eine Online-Beantragung trotz digitalem Fortschritt hier nicht möglich“, erklärt Baaß.

Die Stadtverwaltung habe hier keinen Einfluss, da sie in diesem Fall hoheitlich aktiv sei und Bundesgesetze ausführe. „Auch ein Postversand solch wichtiger Dokumente, die im Rathaus im Tresor unter Verschluss sind, wäre nicht denkbar“, betont Baaß.

Trotz erheblicher Beeinträchtigungen konnten im zurückliegenden Jahr eine hohe Zahl von Dienstleistungen erbracht und alle Bürgeranliegen bearbeitet werden, wie der Leiter des Bürgerbüros, Jörg Gutperle berichtet. „Insgesamt 11.640 Hauptvorgänge wurden im Jahr 2020 laut Vorgangsstatistik im Vergleich zum Vorjahr 2019 (14.673) im Bürgerbüro bearbeitet, was rund 79 Prozent entspricht.“ Insbesondere die Um- und Anmeldung in Viernheim zeige mit 1.016 (1.026 in 2019) beziehungsweise 1.729 (1.942) bearbeiteten Fällen die Anzahl der Umzüge, die im Pandemie-Jahr vorgenommen wurden. Auch bei der Ausstellung von 2.898 Bundespersonalausweisen sowie der Beantragung von 2.898 Führungszeugnissen lege man im Schnitt bei 88 Prozent gegenüber dem Vorjahr, so Gutperle. „Dass das Reisen im Corona-Jahr nur eingeschränkt möglich war, schlägt sich auch gravierend bei den Fallzahlen der beantragten Reisepässe für Erwachsene und Kinder nieder“, die 40 beziehungsweise knapp 50 Prozent geringer waren. Auch bei den Führerscheinen war ein Rückgang von 50 Prozent zu verzeichnen, hier wurden lediglich 244 Vorgänge registriert (518 in 2019).

Neuer Service: Ab sofort Termine im Bürgerbüro auch online vereinbaren

Noch einfacher und bürgerfreundlicher geht die Terminvereinbarung, die nach wie vor im Rathaus und daher auch für das Bürgerbüro gilt, nun online. Seit gut zwei Wochen ist das neue System „tevis21“ des Rechenzentrums und größten kommunalen IT-Dienstleistungsunternehmen ekom21 in Betrieb und die Erfahrungen seien durchweg positiv.

„Bereits seit Einführung nutzen mittlerweile 50 Prozent der Bürgerinnen und Bürger diesen Service“, berichtet Jörg Gutperle. Das neue System habe sich gelohnt, „denn damit sei auch eine bessere interne Planung möglich“, so Gutperle. Voraussetzung sei aber nach wie vor, dass die Bürger pünktlich zum vereinbarten Termin erscheinen und die erforderlichen Unterlagen dabei hätten. Die online Terminvereinbarung kann gleichzeitig für mehrere Anliegen (maximal fünf) genutzt werden, die Auswahl der Dienstleistungen werden vom System im Vorfeld angezeigt und das Zeitfenster für die Bearbeitungsdauer automatisch berechnet. Nachdem das entsprechende Anliegen jeweils ausgewählt wurde, wird im Anschluss der nächstmöglich freie Termin vorgeschlagen. Gleichzeitig sind im Kalender die noch weiteren verfügbaren Zeitfenster in der jeweiligen Woche ersichtlich, so dass die Nutzer den für sie passendsten Termin selbst auswählen können. Nach der Eingabe der persönlichen Daten am Ende wird eine automatische Terminbestätigung per E-Mail zugeschickt. Hier ist unter anderem auch aufgeführt, welche Unterlagen zu dem vereinbarten Termin mitzubringen sind. Vereinbarte Termine können nach der Reservierung ganz unkompliziert wieder abgesagt und freigegeben werden.

„Gerne hätten wir diesen neuen Service schon früher angeboten“, bedauert Baaß, der in der online Terminvereinbarung eine weitere Verbesserung des Angebots sieht. Doch aufgrund der Pandemie hätten viele Kommunen die gleiche Idee gehabt. Außerdem mussten die zahlreichen Dienstleistungen des Bürgerbüros im Vorfeld in das System eingepflegt werden, weshalb die Umsetzung trotz frühzeitiger Entscheidung im letzten Jahr von Seiten der Stadt erst jetzt erfolgen konnte.

Dienstleistungen des Bürgerbüros

Zu den klassischen Dienstleistungen zählen die Bearbeitung von Ausweisen und Pässen, Meldevorgänge wie Um-, An- oder Abmeldung des Wohnsitzes, Bundeszentralregisterauszüge wie Antrag auf Führungszeugnis oder Gewerbezentralregisterauszug, Führerscheinwesen sowie das KFZ-Wesen. Desweiteren bearbeitet das Bürgerbüro auch Anträge der Rundfunkgebührenbefreiung, ZAKB-Müllgebührenmarken, Kirchenaustritt, Melderegisterauskunft, Steuer-ID, Meldebescheinigung, Fischereischeine, Jugendschutzuntersuchung, Bewohnerparkausweis, Beglaubigung von Dokumenten und Unterschriften (amtlich), Durchfahrtsgenehmigungen, Lebensbescheinigungen, Fundbüro, An- und Abmeldung Hund sowie Schwerbehindertenparkausweis.

Folgende Dienstleistungen sind online möglich

Antrag Führungszeugnis, Antrag Gewerbezentralregisterauszug, KFZ-Außerbetriebsetzung, -Adressänderung,- Namensänderung, -Wiederzulassung sowie die KFZ-Umschreibung innerhalb des Kreises Bergstraße, Antrag auf Rundfunkgebührenbefreiung, An- und Abmeldung eines Hundes, Melderegisterauskunft, Steuer-ID.
Weitere Informationen unter Online-Service.

Erreichbarkeit des Bürgerbüros

Terminvereinbarung online hier oder über die eingerichtete Servicenummer des Bürgerbüros (06204) 988 – 511.

Die Servicezeiten sind montags bis freitags von 8:00 bis 12:00 Uhr, montags und dienstags von 13:00 bis 16:00 Uhr, mittwochs von 13:00 bis 19:00 Uhr sowie samstags von 10:00 bis 12:00 Uhr.