Stadtverwaltung treibt Digitalisierung voran: Abteilung Standesamt sagt „Ja“ zu digitalen Diensten

Beantragung von Urkunden, Voranzeige Sterbefall und Wunschtermin bei Trauungen online möglich

Viele Personen denken bei dem Begriff Standesamt automatisch an Eheschließungen. Doch die Aufgaben der Abteilung Standesamt im städtischen Amt für Soziales und Standesamt sind weitaus vielfältiger und werden daher von der Bürgerschaft auch sehr oft nachgefragt. Um den Bürgerinnen und Bürgern diesen Service auch ohne persönliche Vorsprache und zeitlich ungebunden anbieten zu können, sind immer mehr Dienste mittlerweile online im Internet verfügbar.

So berichtet Rudolf Haas, Amtsleiter des Amtes für Soziales und Standesamt, über die vorhandenen digitalen Dienste: „Ehe-, Geburts-, Lebenspartnerschafts- beziehungsweise Sterbeurkunden können von den Bürgerinnen und Bürgern ganz einfach direkt über die Webseite der Stadtverwaltung Viernheim beantragt werden.“ Dabei können alle erforderlichen Daten online eingegeben und Fotos der Ausweise hochgeladen werden. „Um den Online-Service vollständig abzuschließen, können seit dem 1. April 2020 die Urkunden auch gleich per Paypal, Kreditkarte oder Vorkasse bezahlt werden“, betont Haas, sodass die Mitarbeitenden des Standesamtes die Urkunde im Anschluss nur noch per Post an den Antragstellenden versenden müssten. „Da diese Online Dienste bereits rege genutzt werden, reduziert sich im Vergleich zu früher die Anzahl der persönlichen Vorsprachen, was gerade zu Pandemiezeiten ein wichtiger Aspekt ist,“ so Haas. Gleichzeitig würde somit für die Bürgerinnen und Bürger der Gang zur Behörde innerhalb der Sprechzeiten und eventuelle Wartezeiten entfallen.

„Auch einen Sterbefall können Privatpersonen oder Bestattungsunternehmen seit dem letzten Jahr online auf der städtischen Homepage melden“, berichtet der Amtsleiter. Bei dieser Voranzeige werden die Angaben online ausgefüllt sowie die erforderlichen Dokumente hochgeladen. Die bereits erwähnten Online-Zahlungsmöglichkeiten Paypal und Kreditkarte können auch hier genutzt werden. Bei einem Sterbefall sind allerdings ein paar zusätzliche Formalitäten zu beachten, auf die Haas hinweist: „Trotz des digitalen Angebots müssen hier im Standesamt weiterhin die Originaldokumente vorgelegt werden, da für den Leichenschauschein eine Unterschrift seitens der Standesbeamtin bzw. des Standesbeamten benötigt wird.“ Um die Bearbeitung zu vereinfachen, könnten die Originaldokumente aber auch außerhalb der Öffnungszeiten über den Briefkasten abgegeben werden. Anschließend könnten die Urkunden im Standesamt persönlich abgeholt oder auf Wunsch auch per Post versendet werden.

Besonders begehrt ist die Möglichkeit, sich frühzeitig online um einen Trautermin zu kümmern. „Wir versuchen, jedem Terminwunsch im Rahmen unserer Möglichkeiten gerecht zu werden“, so die Abteilungsleiterin und Standesbeamtin Jacqueline Kursawe. Über den Online-Dienst „Wunschtermin Trauung“ kann über ein Formular der Terminwunsch geäußert werden, jedoch sei dies noch nicht verbindlich. Kursawe: „Nach der Anfrage teilen wir umgehend mit, ob der gewünschte Termin noch frei ist oder falls dies nicht der Fall sein sollte, unterbreiten wir Alternativvorschläge." Wenn der für das künftige Ehepaar passende Termin gefunden ist, wird der Termin dann solange vorgehalten, bis dem Standesamt die nötigen Unterlagen vorliegen. Mit der anschließenden Anmeldung der Eheschließung wird der Termin verbindlich, sofern alle Voraussetzungen zur Eheschließung erfüllt sind. Früher konnte ein Trautermin erst bei der Bestellung des Aufgebots, sprich der Anmeldung der Eheschließung, vereinbart werden und dem Ehepaar wurde frühestens sechs Monate vor der Trauung der Trautermin bekanntgegeben. „Durch den Wunschtermin-Service können die Paare nun sogar eineinhalb Jahre im Voraus Ihren Termin reservieren, was bei den Vorbereitungen wie beispielsweise bei der Buchung einer Lokalität für die Feier sehr vorteilhaft ist“, betont Kursawe. Auch das Amt für Soziales und Standesamt profitiere von diesem Angebot, da das Online-Angebot im Vergleich zu den vorherigen telefonischen Anfragen ein effizienteres Arbeiten ermögliche.

„Geplant ist, diesen Service für unsere Heiratswilligen noch zu erweitern und einen digitalen Traukalender einzuführen. Damit könnten die Verfügbarkeit infrage kommender Trautermine und der jeweilige Trauungsort direkt online eingesehen werden“, berichtet die Standesbeamtin Jacqueline Kursawe. „So könnten wir noch bürgerfreundlicher und effizienter agieren.“ Entsprechende Angebote hat das Standesamt bereits eingeholt.

Alle digitalen Serviceangebote sind direkt auf der Startseite der städtischen Homepage auf www.viernheim.de unter dem Schlagwort „Online Dienste“ zu finden.