Organisation vereinseigener Veranstaltungen

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die eine Veranstaltung planen und organisieren – insbesondere an ehrenamtlich Engagierte in Vereinen, Initiativen oder Gruppen. Der Verein wird hiermit zum Veranstalter. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Vereinsfest nur für Mitglieder, eine öffentliche Veranstaltung auf dem Vereinsgelände oder ein Fest im öffentlichen Raum planen. Jede Veranstaltung bringt organisatorische, rechtliche und sicherheitsrelevante Fragen mit sich. 

Der Leitfaden soll Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und wichtige Themen frühzeitig zu berücksichtigen. Er zeigt auf, welche Schritte bei der Planung sinnvoll sind, welche Informationen benötigt werden und wann eine Abstimmung mit der Stadtverwaltung oder anderen Stellen notwendig sein kann. 

Unser Ziel ist es, Vereine sicher durch die Planung zu begleiten – damit aus einer guten Idee eine gut organisierte und sichere Veranstaltung wird.

• Alle Veranstaltungen, welche im öffentlichen Raum (Straßen, Wege, Plätze) stattfinden. 
• Sind Sie eine gewinnorientierte Organisation oder Unternehmen benötigen Sie eine Schankerlaubnis. Dies gilt auch dann, wenn das Fest selbst für einen guten Zweck ist. 
• Eine geplante Lotterie oder Tombola ist ebenfalls anzumelden.

Ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept ist nicht automatisch für jede Veranstaltung erforderlich. Ob ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept benötigt wird, hängt immer von der Art, Größe und dem Gefahrenpotenzial der Veranstaltung ab. 

Grundsätzlich kann ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept erforderlich sein, wenn beispielsweise:

• eine große Anzahl von Besuchenden erwartet wird, 
• die Veranstaltung im öffentlichen Raum stattfindet, 
• besondere Aufbauten wie Bühnen, Zelte oder Tribünen genutzt werden, 
• Straßen oder Plätze gesperrt werden müssen, 
• mit erhöhten Sicherheitsrisiken zu rechnen ist (z. B. Alkoholausschank, Nachtveranstaltungen oder Pyrotechnik), 
• oder wenn Flucht- und Rettungswege, Brandschutz oder Sanitätsdienste besonders berücksichtigt werden müssen.  

Ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept dient dem Eigenschutz des Veranstalters

In solchen Fällen kann die zuständige Behörde im Rahmen des Genehmigungs- oder Abstimmungsverfahrens verlangen, dass ein Sicherheitskonzept vorgelegt wird. Grundlage dafür können unter anderem Regelungen aus der Versammlungsstättenverordnung Hessen oder andere sicherheitsrechtliche Vorschriften sein.  

Ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept dient dazu, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zum Schutz von Besuchenden, Helfenden und Beteiligten festzulegen. Dazu gehören zum Beispiel Regelungen zu Besucherströmen, Notfallmaßnahmen, Brandschutz, Kommunikation oder Regelungen zur Zusammenarbeit mit Rettungsdiensten. 

Im Zweifel empfiehlt es sich, frühzeitig Kontakt mit den zuständigen Behörden aufzunehmen, um zu klären, ob für die geplante Veranstaltung ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept erforderlich ist. 

Beachten Sie bitte, dass ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept mindestens drei Monate vor der Veranstaltung dem Ordnungsamt zur Kenntnis gegeben werden sollte. So bleibt genügend Zeit für Rückfragen seitens Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten.

Die Stadtverwaltung Viernheim hat Materialien für Straßensperrung bzw. für geschwindigkeitsreduzierende Maßnahmen vorrätig. Diese können an gemeinnützige Vereine vermietet werden. Mietanfragen müssen frühzeitig an das Kultur- und Sportamt der Stadt Viernheim gerichtet werden. 

Die Stadt Viernheim kann Vereinen nach Verfügbarkeit Absperrmaterial für Straßensperrungen zur Verfügung stellen. Das Aufstellen sowie das Entfernen der Absperrungen erfolgen eigenständig und in eigener Verantwortung durch den Verein. 

Bitte beachten Sie, dass die Stadtverwaltung keine Gewähr für die Eignung, Vollständigkeit oder die konkrete Verwendung der bereitgestellten Materialien im jeweiligen Einzelfall übernehmen kann. Ebenso erfolgt keine fachliche oder verkehrsrechtliche Beratung zur korrekten Positionierung oder Sicherung der Absperrungen. 

Die Vereine sind dafür verantwortlich, dass Absperrungen ordnungsgemäß, sicher und entsprechend der geltenden verkehrsrechtlichen Vorgaben aufgestellt werden. Gegebenenfalls sind hierzu zusätzliche Abstimmungen mit den zuständigen Behörden erforderlich.

Die Stadtverwaltung kann keine rechtliche Beratung leisten und auch kein individuelles Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept für einzelne Veranstaltungen erstellen. Die Verantwortung für die Planung, Organisation und Sicherheit einer Veranstaltung liegt grundsätzlich immer bei den Vereinen. 

Mit diesem Leitfaden möchten wir jedoch eine praktische Orientierung und Unterstützung bieten. Er hilft Ihnen dabei, wichtige Themen frühzeitig zu erkennen und die Veranstaltungsplanung strukturiert anzugehen. Sie finden hier Hinweise zu typischen Fragestellungen, eine Übersicht über relevante Bereiche sowie weiterführende Links zu Regelungen und zuständigen Stellen.

Ziel ist es, Ihnen den Weg durch die verschiedenen Anforderungen zu erleichtern und aufzuzeigen, an welche Punkte bei der Planung gedacht werden sollte – von der ersten Idee bis zur Durchführung der Veranstaltung. 

Bei konkreten Genehmigungen oder Meldungen können Sie sich selbstverständlich an die jeweils zuständigen Fachstellen der Stadtverwaltung wenden. Diese informieren Sie über Verfahren, Zuständigkeiten und notwendige Unterlagen. 

Für Veranstaltungs- und Sicherheitskonzepte gibt es keine einheitlich verbindliche Vorlage, die für jede Veranstaltung verwendet werden kann. Welche Inhalte ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept enthalten muss, hängt immer von der Art, Größe und den Risiken der jeweiligen Veranstaltung ab.

Bei kleineren Veranstaltungen ist häufig kein umfangreiches Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept erforderlich. Bei größeren Veranstaltungen – zum Beispiel mit vielen Besuchenden, besonderen Gefahrenpotenzialen oder im öffentlichen Raum – kann ein Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept jedoch notwendig werden. Die Anforderungen ergeben sich unter anderem aus der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung sowie aus Vorgaben der zuständigen Behörden.

Im Internet und bei verschiedenen Fachstellen finden sich Muster und Orientierungshilfen, die beim Aufbau eines Veranstaltungs- und Sicherheitskonzepts helfen können. Diese können als Grundlage dienen, müssen jedoch immer an die konkrete Veranstaltung angepasst werden. 

Dieser Leitfaden verweist an mehreren Stellen auf weiterführende Informationen und hilfreiche Materialien. Sie sollen Vereinen dabei helfen, die wichtigsten Aspekte eines Veranstaltungs- und Sicherheitskonzepts zu erkennen und bei der Planung zu berücksichtigen. 

Ein beispielhaftes Inhaltsverzeichnis eines Veranstaltungs- und Veranstaltungs- und Sicherheitskonzeptes finden Sie HIER und unten zum Download. Sollten Sie weitere Informationen zur Erstellung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner beim Kultur- und Sportamt.

Hinweis: Die Verantwortung für die Erstellung eines geeigneten Veranstaltungs- und Sicherheitskonzepts liegt grundsätzlich bei den Vereinen.

Grundsätzlich haftet bei einer Veranstaltung zunächst der Verein selbst als Veranstalter. Das bedeutet: Kommt es zu einem Schaden, haftet in der Regel der Verein mit seinem Vereinsvermögen. 

Der Vorstand vertritt den Verein nach außen und trägt die Verantwortung dafür, dass Veranstaltungen ordnungsgemäß organisiert werden. Wenn der Vorstand seine Pflichten verletzt (z. B. notwendige Sicherheitsmaßnahmen nicht beachtet), kann er unter Umständen ebenfalls zur Verantwortung gezogen werden. 

Für ehrenamtlich tätige Mitglieder gibt es jedoch gesetzliche Erleichterungen. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 31a und 31b) haften Ehrenamtliche gegenüber dem Verein oder anderen Vereinsmitgliedern in der Regel nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Kleine Fehler oder einfache Fahrlässigkeit führen normalerweise nicht zu einer persönlichen Haftung. 

Wichtig ist außerdem die sogenannte Verkehrssicherungspflicht: Der Veranstalter muss dafür sorgen, dass von der Veranstaltung möglichst keine Gefahren für Besuchende, Helfende oder Dritte ausgehen (z. B. sichere Wege, stabile Aufbauten, ausreichende Beleuchtung). 

Empfehlung: 

Vereine sollten prüfen, ob eine Vereins- oder Veranstalterhaftpflichtversicherung besteht. Diese kann im Schadensfall wichtige finanzielle Risiken abdecken.

Hinweis: Diese Informationen geben eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.