Ihr Kontakt bei Fragen zum Vorhaben:

Mrs. Lea Germann

Hauptamt
Abtlg. Zentrale Dienste
Digitalisierung

Zi. 210, 2. OG
Rathaus, Kettelerstr. 3, 68519 Viernheim

>Telephone: 06204 988-271

>Fax: 06204 988-382

>Email:  LGermann@viernheim.de


Mrs. Ingeborg Arnold

Hauptamt
Abt. Zentrale Dienste
Digitalisierung, Internet, Intranet, Marketing, Gebäudereinigung

Zi. 208, 2. OG
Rathaus, Kettelerstr. 3, 68519 Viernheim

>Telephone: 06204 988-218

>Fax: 06204 988-382

>Email:  IArnold@viernheim.de


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Letzte Aktualisierung dieses Eintrages: Oktober 2021 / Version: 2

Inhaltliche Beschreibung:

Die Digitalisierung ist in Viernheim kein neues Thema und durchdringt sämtliche Leistungsbereiche der Stadtverwaltung. Seit über zehn Jahren stellt die Stadtverwaltung bereits etliche Dienstleistungen im Internet zur Verfügung.

Künftig sollen noch mehr Verwaltungsdienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger online zugänglich sein, insbesondere in Verbindung mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Aber auch innerhalb der Verwaltung wurden und werden im Rahmen der Digitalisierung Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter gestaltet und optimiert.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet alle deutschen Behörden bis Ende 2022 ihre Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch anzubieten. Bei der Erstellung der Online-Anträge soll dabei eine effiziente und verständliche Darstellung der elektronischen Formu-are im Fokus stehen. Die Online-Anträge werden einheitlich auf Basis der Plattform „Civento“ der ekom21 entwickelt. Konkret bedeutet dies, insgesamt 575 Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren und anzubieten (nicht alle der 575 Dienstleistungen treffen auf Viernheim zu). Die verschiedenen Themenfelder wurden auf die Bundesländer verteilt, die diese federführend umsetzen. Innerhalb der zuständigen Bundesländer werden die Prozesse dann von einzelnen Körperschaften oder in Zusammenarbeit nach dem Prinzip „einer für alle“ entwickelt. Wenn ein Prozess als Civento-Prozess umgesetzt wurde, steht er damit allen anderen öffentlichen Stellen ebenfalls zur Verfügung und kann (nach einer Anpassung an die Gegebenheiten vor Ort) genutzt werden.

Viernheim hat sich, in Zusammenarbeit mit dem Kreis Bergstraße, der Stadt Bensheim und der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH, erfolgreich als „OZG-Modellkommune“ beworben. Dies wird durch das Land Hessen mit einer Förderung von insgesamt 130.000 € gefördert. Bis 2023 soll hier in den Bereichen „Planen und Bauen“, „Digitaler Straßenraum“, „Digitale Stadtgesellschaft“ sowie „Digitale Kompetenzen“ die Umsetzung des OZG beschleunigt werden. Damit dies erreicht werden kann setzt sich der Steuerungskreis regelmäßig zusammen und es finden darüber hinaus Workshop-Reihen zu den vier genannten Bereichen statt.

Grundlage einer gelungenen Digitalisierung ist die elektronische Akte, abgekürzt eAkte. Es handelt sich dabei um ein Dokumentenmanagementsystem, das die langfristige rechtssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten aller Art ermöglicht. Außerdem können Workflows komplett digital abgebildet werden. So können vom Posteingang über die Bearbeitung (digitale Umlaufmappe) und dem Versand bis zur Archivierung komplette Vorgänge über ein System dargestellt wer-den. Die Stadtverwaltung Viernheim hat sich aufgrund der fast ausschließlichen Nutzung von Fachverfahren der ekom21 für deren eAkte entschieden. Das Land Hessen hat zur Unterstützung der Kommunen sogenannte Digitalisierungsberatungenfinanziert, weshalb zwei Module belegt wurden.

Gemeinsam mit der ekom21 wird derzeit die Projektplanung erstellt. Zunächst ist geplant, in einer Pilotphase in zwei Ämtern mit der Einführung zu beginnen. So sollen Erfahrungen gesammelt werden, um das System anschließend auf die gesamte Stadtverwaltung ausrollen zu können.

Politische Beschlüsse zum Vorhaben:

  • Informationsvorlage im Planungsausschuss Rathaus vom 15.09.2020: Veränderung der Arbeitswelt; hier: Mögliche Auswirkungen von Home Office, Telearbeit und Mobilem Arbeiten auf den Raumbedarf der Stadtverwaltung
  • Beschlussvorlage Stadtverordnetenversammlung 10.12.2020: Mitgliedschaft in der Genossenschaft „KommunalCampus eG“ (in Gründung). CIO-Projekt im Modellvorhaben „kooperatives E-Government in föderalen Strukturen“ zur Stärkung von Digitalisierungs- und Veränderungskompetenzen auf kommunaler Ebene
  • Info-Vorlage HuFA 25.02.2021: Digitalisierung; hier: Information über die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben 2020
  • Info-Vorlage HuFA 25.02.2021: OZG-Modellkommune Viernheim
  • Magistrat 02.08.2021

Aktueller Bearbeitungsstand:

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Kosten, soweit bezifferbar:

Richten sich nach den einzelnen Maßnahmen.

Geplanter Zeitpunkt der Umsetzung / nächste Schritte:

  • Laufend: - Umsetzung weiterer Civento-Prozesse, sobald diese vorliegen.
  • Im Laufe des Jahres 2021: - OZG-Umsetzung in den Themenfeldern „Planen und Bauen“, „Digitaler Straßenraum“, „Digitale Stadtgesellschaft“ sowie „Digitale Kompetenzen“ als OZG-Modellkommune. - Planung und Einführung der elektronischen Akte in ersten Bereichen der Verwaltung. - Neukonzeption der IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung. - Erweiterung der vorhanden Personalverwaltungs-Software. - Erweiterung des städtischen Geoinformationssystems (GIS). - Markterkundung Raumreservierungs- und -belegungssoftware mit anschließender Beschaffung und Einführung. 
  • 1. Quartal 2021: Erweiterung der Sitzungsdienst-Fachanwendung um einen digitalen Workflow
  • 2. Quartal 2021 Erweiterung der Ordnungswidrigkeiten-Fachanwendung um ein Auftrags- und Meldungsmanagement
  • 3. Quartal 2021: Einführung einer neuen digitalen Gebührenkasse
  • 4. Quartal 2021: Einführung weiterer Civento Prozesse | Vorbereitung zur Einführung der eAkte (Aufstellen eines Digitalen Aktenplans, weiterer Rollout)