Ihr Kontakt bei Fragen zum Vorhaben:

Frau Lea Germann

Hauptamt
Abtlg. Zentrale Dienste
Digitalisierung

Zi. 210, 2. OG
Rathaus, Kettelerstr. 3, 68519 Viernheim

Telefon: 06204 988-271

Fax: 06204 988-382

Email:  LGermann@viernheim.de


Frau Ingeborg Arnold

Hauptamt
Abt. Zentrale Dienste
Digitalisierung, Internet, Intranet, Marketing, Gebäudereinigung

Zi. 208, 2. OG
Rathaus, Kettelerstr. 3, 68519 Viernheim

Telefon: 06204 988-218

Fax: 06204 988-382

Email:  IArnold@viernheim.de


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Letzte Aktualisierung dieses Eintrages: September 2022 / Version: 4

Inhaltliche Beschreibung:

Das Thema Digitalisierung ist in der Stadt Viernheim kein neues und umfasst sämtliche Leistungsbereiche der Verwaltung. Seit mehr als zehn Jahren stellt die Stadtverwaltung bereits Dienstleistungen auf der Homepage zur Verfügung.

Zukünftig sollen noch mehr Verwaltungsdienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger online zugänglich sein, insbesondere in Verbindung mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Darüber hinaus werden innerhalb der Verwaltung im Rahmen der Digitalisierung Arbeitsabläufe sowie Prozesse effizienter gestaltet und optimiert.

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet alle deutschen Behörden bis Ende 2022 ihre Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch anzubieten. Bei der Erstellung der Online-Anträge soll dabei eine effiziente und verständliche Darstellung der Online-Formulare im Vordergrund stehen. Die Online-Anträge werden einheitlich auf Basis der Plattform „Civento“ der ekom21 entwickelt. Die Basis bildet der sog. OZG-Umsetzungskatalog, in dem die Verwaltungsdienstleistungen festgehalten wurden, die digitalisiert werden sollen. Nicht alle Verwaltungsleistungen betreffen die Stadt Viernheim. Die Verwaltungsdienstleistungen wurden in 14 Themenfelder unterteilt, die wiederum an die verschiedenen Bundesländer zur federführenden Umsetzung verteilt wurden. Innerhalb der zuständigen Bundesländer werden die Prozesse von einzelnen Körperschaften oder in Zusammenarbeit nach dem Prinzip „einer für alle“ entwickelt. Wenn ein Prozess als Civento-Prozess umgesetzt wurde, steht er damit allen anderen öffentlichen Stellen zur Verfügung und kann genutzt werden. Der OZG-Umsetzungskatalog dient bei der Stadt Viernheim als Grundlage, denn anhand dessen wurde zunächst geprüft, ob die Stadt bzw. welches Amt oder welche Stabsstelle zuständig ist. Anschließend fand mit jedem Amt und jeder Stabsstelle ein Austausch statt.

Viernheim hat sich, in Zusammenarbeit mit dem Kreis Bergstraße, der Stadt Bensheim und der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH, zudem erfolgreich als „OZG-Modellkommune“ beworben. Dies wird durch das Land Hessen gefördert. Bis 2023 soll in den Bereichen „Planen und Bauen“, „Digitaler Straßenraum“, „Digitale Stadtgesellschaft“ sowie „Digitale Kompetenzen“ die Umsetzung des OZG beschleunigt werden. In diesem Zusammenhang findet ein regelmäßiger Austausch der Steuerungsgruppe sowie Workshops der einzelnen Themenfelder statt.

Grundlage einer gelungenen Digitalisierung ist die elektronische Akte (eAkte). Es handelt sich dabei um ein Dokumentenmanagementsystem, das die langfristige rechtssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten aller Art ermöglicht. Außerdem können Workflows komplett digital abgebildet werden. Gemeinsam mit der ekom21 wird derzeit die Einführung der eAkte in Pilotämtern vorangetrieben. Als Pilotämter wurden das Kämmereiamt und das Hauptamt, Abt. Zentrale Dienste sowie Abteilung Recht ausgewählt. Im Rahmen der Pilotphase werden Erfahrungen gesammelt, um das System anschließend auf die gesamte Stadtverwaltung ausrollen zu können.

Politische Beschlüsse zum Vorhaben:

HuFA 17.02.2021: Digitalisierung
hier: Information über die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben 2020
(https://rim.ekom21.de/viernheim/vorgang/?__=UGhVM0hpd2NXNFdFcExjZfBDG45wzWSt75mLa_TIkww )

HuFA 11.11.2021: Einführung der elektronischen Akte
(https://rim.ekom21.de/viernheim/vorgang/?__=UGhVM0hpd2NXNFdFcExjZdxWHRIekY0QF7Qsoj33XGQ

Aktueller Bearbeitungsstand:

Laufend:

  • Einführung der eAkte in beiden Pilotämtern
  • Vorbereitung der Altaktendigitalisierung der Steuerakten im Kämmereiamt
  • OZG-Umsetzung in den Themenfeldern „Planen und Bauen“, „Digitaler      Straßenraum“, „Digitale Stadtgesellschaft“ sowie „Digitale Kompetenzen“ als OZG-Modellkommune
  • OZG-Umsetzung anhand des OZG-Umsetzungskatalogs und mithilfe von Civento-Prozessen
  • Einführung des Online-Angebots Bewohnerparken im Bürgerbüro
  • Erweiterung der Raumreservierungs- und -belegungssoftware in weiteren Bereichen
  • Einführung einer zentralen Vertragsverwaltung
  • Einführung einer Kita-Software
  • sicherer Mailverkehr
  • Vorbereitung der Ausschreibung eines neuen Telekommunikationssystems
  • Update des Gewerbefachverfahrens
  • Prüfung der Erweiterung der VHS-Software für das Ferienprogramm der Jugendförderung
  • Maßnahmen zur Sicherstellung und Erhöhung der Informationssicherheit

Kosten, soweit bezifferbar:

Die Kosten richten sich nach den einzelnen Maßnahmen.

Geplanter Zeitpunkt der Umsetzung / nächste Schritte:

Im Laufe des Jahres 2023:

  • Einführung der eAkte in weiteren Ämtern/Stabsstellen
  • Umsetzung weiterer Civento-Prozesse
  • Neukonzeption der IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung
  • Einführung eines Terminals mit Anzeigebildschirm zur Terminanmeldung für das Bürgerbüro

Betroffenes Gebiet:

Stadtverwaltung Viernheim