Organisation vereinseigener Veranstaltungen

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die eine Veranstaltung planen und organisieren – insbesondere an ehrenamtlich Engagierte in Vereinen, Initiativen oder Gruppen. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Vereinsfest nur für Mitglieder, eine öffentliche Veranstaltung auf dem Vereinsgelände oder ein Fest im öffentlichen Raum planen. 

Jede Veranstaltung bringt organisatorische, rechtliche und sicherheitsrelevante Fragen mit sich. 

Der Leitfaden soll Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und wichtige Themen frühzeitig zu berücksichtigen. 

Er zeigt auf, welche Schritte bei der Planung sinnvoll sind, welche Informationen benötigt werden und wann eine Abstimmung mit der Stadtverwaltung oder anderen Stellen notwendig sein kann.

Unser Ziel ist es, Veranstalterinnen und Veranstalter sicher durch die Planung zu begleiten – damit aus einer guten Idee eine gut organisierte und sichere Veranstaltung wird.

Angemeldet werden müssen alle Veranstaltungen, welche im öffentlichen Raum (Straßen, Wege, Plätze) stattfinden. 

Sind Sie eine gewinnorientierte Organisation oder Unternehmen benötigen Sie eine Schankerlaubnis. 

Dies gilt auch dann, wenn das Fest selbst für einen guten Zweck ist. Eine geplante Lotterie oder Tombola ist ebenfalls anzumelden.

Ein Sicherheitskonzept ist nicht automatisch für jede Veranstaltung erforderlich. Ob ein Sicherheitskonzept benötigt wird, hängt immer von der Art, Größe und dem Gefahrenpotenzial der Veranstaltung ab.  

Grundsätzlich kann ein Sicherheitskonzept erforderlich sein, wenn beispielsweise:  

• eine große Anzahl von Besuchenden erwartet wird, 
• die Veranstaltung im öffentlichen Raum stattfindet, 
• besondere Aufbauten wie Bühnen, Zelte oder Tribünen genutzt werden, 
• Straßen oder Plätze gesperrt werden müssen, 
• mit erhöhten Sicherheitsrisiken zu rechnen ist (z. B. Alkoholausschank, Nachtveranstaltungen oder Pyrotechnik), 
• oder wenn Flucht- und Rettungswege, Brandschutz oder Sanitätsdienste besonders berücksichtigt werden müssen.  

In solchen Fällen kann die zuständige Behörde im Rahmen des Genehmigungs- oder Abstimmungsverfahrens verlangen, dass ein Sicherheitskonzept vorgelegt wird. Grundlage dafür können unter anderem Regelungen aus der Versammlungsstättenverordnung Hessen oder andere sicherheitsrechtliche Vorschriften sein.  

Ein Sicherheitskonzept dient dazu, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zum Schutz von Besuchenden, Helfenden und Beteiligten festzulegen. Dazu gehören zum Beispiel Regelungen zu Besucherströmen, Notfallmaßnahmen, Brandschutz, Kommunikation oder zur Zusammenarbeit mit Rettungsdiensten.  

Im Zweifel empfiehlt es sich, frühzeitig Kontakt mit den zuständigen Behörden aufzunehmen, um zu klären, ob für die geplante Veranstaltung ein Sicherheitskonzept erforderlich ist.

Beachten Sie bitte, dass ein Sicherheitskonzept mindestens drei Monate vor der Veranstaltung dem Ordnungsamt zur Kenntnis gegeben werden sollte. So bleibt genügend Zeit für Rückfragen seitens Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. 

Die Stadtverwaltung Viernheim hat Materialien für Straßensperrung bzw. für geschwindigkeitsreduzierenden Maßnahmen vorrätig. 

Diese können an gemeinnützige Vereine kostenpflichtig vermietet werden. Mietanfragen müssen frühzeitig an das Kultur- und Sportamt der Stadt Viernheim gerichtet werden.

Hinweis zu Absperrmaterial für Veranstaltungen 

Die Stadt Viernheim kann Vereinen und Veranstalterinnen bzw. Veranstaltern nach Verfügbarkeit Absperrmaterial für Straßensperrungen zur Verfügung stellen. 

Das Aufstellen sowie das Entfernen der Absperrungen erfolgen eigenständig und in eigener Verantwortung durch die Veranstalterinnen und Veranstalter. Die Stadt übernimmt hierbei keine praktische Unterstützung vor Ort. 

Bitte beachten Sie, dass die Stadtverwaltung keine Gewähr für die Eignung, Vollständigkeit oder die konkrete Verwendung der bereitgestellten Materialien im jeweiligen Einzelfall übernehmen kann. Ebenso erfolgt keine fachliche oder verkehrsrechtliche Beratung zur korrekten Positionierung oder Sicherung der Absperrungen.  

Die Veranstalterinnen und Veranstalter sind dafür verantwortlich, dass Absperrungen ordnungsgemäß, sicher und entsprechend der geltenden verkehrsrechtlichen Vorgaben aufgestellt werden. Gegebenenfalls sind hierzu zusätzliche Abstimmungen mit den zuständigen Behörden erforderlich. 

Die Stadtverwaltung kann keine rechtliche Beratung leisten und auch kein individuelles Sicherheitskonzept für einzelne Veranstaltungen erstellen. Die Verantwortung für die Planung, Organisation und Sicherheit einer Veranstaltung liegt grundsätzlich immer bei den Veranstalterinnen und Veranstaltern. 

Mit diesem Leitfaden möchten wir jedoch eine praktische Orientierung und Unterstützung bieten. Er hilft Ihnen dabei, wichtige Themen frühzeitig zu erkennen und die Veranstaltungsplanung strukturiert anzugehen. Sie finden hier Hinweise zu typischen Fragestellungen, eine Übersicht über relevante Bereiche sowie weiterführende Links zu Regelungen und zuständigen Stellen. 

Ziel ist es, Ihnen den Weg durch die verschiedenen Anforderungen zu erleichtern und aufzuzeigen, an welche Punkte bei der Planung gedacht werden sollte – von der ersten Idee bis zur Durchführung der Veranstaltung. 

Bei konkreten Genehmigungen oder Meldungen können Sie sich selbstverständlich an die jeweils zuständigen Fachstellen der Stadtverwaltung wenden. Diese informieren Sie über Verfahren, Zuständigkeiten und notwendige Unterlagen. 

Für Sicherheitskonzepte gibt es keine einheitlich verbindliche Vorlage, die für jede Veranstaltung verwendet werden kann. Welche Inhalte ein Sicherheitskonzept enthalten muss, hängt immer von der Art, Größe und den Risiken der jeweiligen Veranstaltung ab. 

Bei kleineren Veranstaltungen ist häufig kein umfangreiches Sicherheitskonzept erforderlich. Bei größeren Veranstaltungen – zum Beispiel mit vielen Besuchenden, besonderen Gefahrenpotenzialen oder im öffentlichen Raum – kann ein Sicherheitskonzept jedoch notwendig werden. Die Anforderungen ergeben sich unter anderem aus der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung sowie aus Vorgaben der zuständigen Behörden.

Im Internet und bei verschiedenen Fachstellen finden sich Muster und Orientierungshilfen, die beim Aufbau eines Sicherheitskonzepts helfen können. Diese können als Grundlage dienen, müssen jedoch immer an die konkrete Veranstaltung angepasst werden.  

Dieser Leitfaden verweist an mehreren Stellen auf weiterführende Informationen und hilfreiche Materialien. Sie sollen Veranstalterinnen und Veranstaltern dabei helfen, die wichtigsten Aspekte eines Sicherheitskonzepts zu erkennen und bei der Planung zu berücksichtigen.  

Hinweis: Die Verantwortung für die Erstellung eines geeigneten Sicherheitskonzepts liegt grundsätzlich bei den Veranstalterinnen und Veranstaltern. 

Grundsätzlich haftet bei einer Veranstaltung zunächst der Verein selbst als Veranstalter. Das bedeutet: Kommt es zu einem Schaden, haftet in der Regel der Verein mit seinem Vereinsvermögen. 

Der Vorstand vertritt den Verein nach außen und trägt die Verantwortung dafür, dass Veranstaltungen ordnungsgemäß organisiert werden. Wenn der Vorstand seine Pflichten verletzt (z. B. notwendige Sicherheitsmaßnahmen nicht beachtet), kann er unter Umständen ebenfalls zur Verantwortung gezogen werden. 

Für ehrenamtlich tätige Mitglieder gibt es jedoch gesetzliche Erleichterungen. Nach dem Bürgerliches Gesetzbuch (§§ 31a und 31b) haften Ehrenamtliche gegenüber dem Verein oder anderen Vereinsmitgliedern in der Regel nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Kleine Fehler oder einfache Fahrlässigkeit führen normalerweise nicht zu einer persönlichen Haftung. 

Wichtig ist außerdem die sogenannte Verkehrssicherungspflicht: Der Veranstalter muss dafür sorgen, dass von der Veranstaltung möglichst keine Gefahren für Besuchende, Helfende oder Dritte ausgehen (z. B. sichere Wege, stabile Aufbauten, ausreichende Beleuchtung). 

Empfehlung: 

Vereine sollten prüfen, ob eine Vereins- oder Veranstalterhaftpflichtversicherung besteht. Diese kann im Schadensfall wichtige finanzielle Risiken abdecken.