Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Am 2. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Es dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und soll Personen schützen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße gem. § 2 HinSchG erlangt haben und diese melden. Das Gesetz verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen und verpflichtet Unternehmen und Behörden, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Meldungen müssen mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich ermöglicht werden. Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden.

Die Stadtverwaltung Viernheim hat hierzu eine interne Meldestelle eingerichtet und ein Meldeformular vorbereitet. Folgende Meldekanäle stehen zur Verfügung, um Verstöße nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu melden:

E-Mail:
Kontaktformular:  Meldeformular
Post:Magistrat der Stadt Viernheim
Interne Meldestelle nach dem HinSchG
68517 Viernheim

 

Eingehende Meldungen werden ausschließlich durch eine Arbeitseinheit bestehend aus dem Amtsleiter des Hauptamtes, der Vorsitzenden des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten bearbeitet, so dass die Identität der Hinweisgebenden aber auch der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, geschützt ist.

Bitte nutzen Sie daher ausschließlich die o.g. Kommunikationswege.

internes Meldeformular

Bitte nutzen Sie für Ihre Angaben vorrangig unser internes Formular mit Datenschutzhinweisen.
ergänzend dazu können Sie sich an die externe Meldestelle des Bundesamtes der Justiz wenden.

Verantwortlicher:
Magistrat der Stadt Viernheim, Kettelerstraße 3, 68519 Viernheim (Deutschland)
06204 988-0, , www.viernheim.de

Datenschutzbeauftragter:
Datenschutz im Quadrat GmbH, E-Mail: viernheim@dsiq-dsb.de

Angaben zur Verarbeitungstätigkeit:

Zwecke der Verarbeitungstätigkeit:
Einführung und Betrieb einer internen Meldestelle zur Erfüllung von Rechtspflichten aus dem HinSchG sowie der Wahrnehmung der Legalitätspflicht/Aufsichtspflicht.

Einführung einer internen Meldestelle umfasst:

  • Implementierung des Hinweisgebersystems/Meldekanals
  • Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen zuständig ist.

Der Betrieb der Meldestelle umfasst:

  • Entgegennahme von Meldungen
  • Versand von Eingangsbestätigungen
  • Rückmeldung an die Hinweisgebende Person
  • Durchführung von Folgemaßnahmen
  • Dokumentation aller Meldungen und Folgemaßnahmen

Zusätzlich werden Daten zur Auswertung vergangener Compliance-Fälle zwecks Verbesserung des Compliance-Management-Systems verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit:
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO erforderlich (§ 16 Abs. 1 S. 1 HinSchG, Art. 8 Abs. 2 S. 1 Richtlinie 2019/1937 sowie u.U. zusätzlich §§ 76, 91 Abs. 2, 93 Abs.1 AktG).

Kategorien personenbezogener Daten:
Kontaktdaten (Kontaktdaten (Name, Telefon, Anschrift, E-Mail))
Mitarbeiterdaten (Mitarbeiterdaten (Personalstammdaten, Kontaktdaten, Notfalldaten))
Verbindungsdaten (Verbindungsdaten (Datum und Zeit der Verbindung, Verbindungsteilnehmer))

Kategorien von Empfängern:
Intern (Interne Abteilung (Personalratsvorsitzende und Hauptamtsleitung))

Datentransfer in ein Drittland:
Es liegt keine geplante Übermittlung in Drittstaaten vor.

Zusätzliche Informationspflichten:

Speicherdauer der personenbezogenen Daten:
Die Daten werden 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Rechte der betroffenen Person:
Sie haben ein Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DS-GVO) gegenüber dem Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 Abs. 1 DS-GVO). Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.

Quelle der personenbezogenen Daten:
Die Daten wurden bei der betroffenen Person direkt erhoben.
Erhebung und Verarbeitung pbD kann ohne Kenntnis des Betroffenen im Rahmen einer Meldung durch den Hinweisgeber erfolgen.

Beschwerderecht:
Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten:
Die betroffene Person ist verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Folgen der Nichtbereitstellung:
Hinweisgebende können zur Bereitstellung der eigenen personenbezogener Daten verpflichtet sein, um den Hinweis abzugeben oder diesen zu begründen (etc.). Es besteht jedoch keine Verpflichtung Hinweise einzureichen. Hinweise können auch anonym eingereicht werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung:
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling.