Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Magistrat der Stadt Viernheim
Matthias Baaß

Am Alten Weinheimer Weg 1
68519 Viernheim
Deutschland

Telefon:
E-Mail:

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten:

Datenschutz im Quadrat GmbH
E-Mail: viernheim(at)dsiq-dsb.de

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogene Daten für die nachfolgend beschriebenen Zwecke auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Verwaltung der Gremienarbeit und Betrieb des Ratsinformationssystems (Pflichtfelder)
Ihre Pflichtangaben werden verarbeitet, um Ihre Mitgliedschaft in den kommunalen Gremien der Stadt Viernheim zu verwalten, die Sitzungsarbeit zu unterstützen und Ihre Daten im Ratsinformationssystem (SD.NET) zu führen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2 und 3 DSGVO in Verbindung mit dem Öffentlichkeitsprinzip gemäß §52 der Hessischen Gemeindeordnung (HGO). Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich und dient dem demokratischen Willensbildungsprozess.

b) Abrechnung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeldern (Pflichtfelder Bankverbindung)
Ihre Bankverbindungsdaten werden ausschließlich für die Berechnung und Auszahlung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeldern verarbeitet. Diese Daten werden nicht im öffentlichen Bereich des Ratsinformationssystems veröffentlicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §35 HGO (gesetzlicher Anspruch auf Aufwandsentschädigung).

c) Freiwillige Angaben (Einwilligung)
Sofern Sie über die Pflichtfelder hinaus freiwillige Angaben machen, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung.

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Die Nichtangabe dieser Daten hat keine Auswirkungen auf Ihr Mandat oder Ihre Rechte als Mandatsträger. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mir Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Den Widerruf können Sie durch Löschen der entsprechenden Angaben im Formularmanager oder durch formlose Mitteilung an das Parlamentarische Büro erklären.

Quellen der personenbezogenen Daten

• Direkterhebung

Kategorien der personenbezogenen Daten

• Stammdaten (Pflicht): Anrede, Anredetitel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum
• Stammdaten (freiwillig): Akademischer Titel, Namenszusatz, Beruf, Passfoto
• Kontaktdaten (Pflicht): Straße, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse
• Kontaktdaten (freiwillig): Telefonnummer, Mobilnummer
• Dienstanschrift (freiwillig): Straße, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
• Bankverbindung (Pflicht, nur für Abrechungszwecke): Kontoinhaber, IBAN, BIC

Speicherdauer

Ihre Daten werden grundsätzlich für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft in den kommunalen Gremien der Stadt Viernheim gespeichert. Nach dem Ende Ihres Mandats gelten die einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach dem Hessischen Archivgesetz (HArchivG). Soweit Daten in Sitzungsniederschriften oder anderen archivierten Unterlagen enthalten sind, gelten die archivrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Bankverbindungsdaten werden nach Abschluss aller Abrechnungsvorgänge und Ablauf steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, in der Regel 10 Jahre) gelöscht.

Freiwillig angegebene Daten werden gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder das Mandat endet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

• Vertrag kann nicht abgeschlossen werden

Empfänger der personenbezogenen Daten

a) Öffentlicher Bereich des Ratsinformationssystems: Bestimmte Daten (insbesondere Name, Anredetitel, Gremiumszugehörigkeit sowie freiwillig angegebene Daten wie Dienstanschrift, Beruf und Passfoto, soweit angegeben) werden im öffentlich zugänglichen Bereich des Ratsinformationssystem veröffentlicht. Die Privatanschrift und Bankverbindung werden nicht veröffentlicht. 
b) Auftragsverarbeiter: Für den technischen Betrieb von SD.NET setzt die Stadt Viernheim ekom21 als Auftragsverarbeiter ein. Mit diesem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
c) Interne Stellen: Innerhalb der Stadtverwaltung Viernheim erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die jeweilige Aufgabenerfüllung benötigen.

Übermittlung der Daten an ein Drittland oder internationale Organisation

• Eine Übermittlung Ihrer Daten an Empfänger in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Rechte der betroffenen Person

• Das Recht auf Auskunft: Jede betroffene Person hat das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopien dieser Daten.
• Das Recht auf Berichtigung: Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Jede betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Jede betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerrufsrecht bei Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
• Das Widerspruchsrecht: Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über die betroffene Person zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, kann die betroffene Person gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

Die betroffene Person hat ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Datenschutzbeauftragte